Durchführung des Monitorings

Die Monitor-Aufgaben unterscheiden sich zum Teil je nach Abschnitt der klinischen Prüfung. Die Aufgaben können die Vorbereitung („Vor”), die Durchführung selbst („Während”) oder die Nachbereitung der klinischen Prüfung („Nach”) betreffen:

Monitor-Aufgaben	Vor	Während	Nach
Überprüfung der Räume und Ausrüstung auf Eignung nach Prüfplan	x
Überprüfung der Bedingungen für Lager und Räume, in denen das Prüfpräparat aufbewahrt wird	x
Überprüfung, dass die zustimmenden Bewertungen der Ethikkommission, der zuständigen Behörden und der Institution vorhanden sind (bevor das Prüfpräparat an die Prüfstelle geliefert wird)	x
Überprüfung der Prüferqualifikation	x	x
Überprüfung der Schulung des Personals auf Eignung nach Prüfplan	x	x
Sicherstellung, dass alle Änderungen des Prüfplans von der Ethikkommission, den zuständigen Behörde und der Institution genehmigt wurden	x	x
Kontinuierliche Überwachung der geeigneten Ausrüstung	x	x
Gewährleistung, dass Prüfer:innen die aktuelle Investigator’s Brochure erhalten haben	x	x
Gewährleistung, dass Prüfer:innen alle Dokumente und Lieferungen bekommen haben, die für die Durchführung der Prüfung notwendig sind	x	x
Sicherstellung, dass die Änderungen des Prüfplans nicht angewendet werden, bevor die Genehmigungen der EK und der zuständigen Behörden vorliegen		x
Kontinuierliche Überwachung der richtigen Lagerung des Prüfpräparats		x
Überprüfung, ob die schriftliche Einwilligungen von den Prüfungsteilnehmenden eingeholt wurden, bevor diese an der Prüfung teilnehmen		x
Überprüfung der Genauigkeit und der Vollständigkeit der Aufzeichnungen in den Prüfbögen (CRFs) der Patient:innen, in Originaldaten und anderen Berichten		x
Sicherstellung, dass Prüfungsteilnehmende über die korrekte Anwendung, Aufbewahrung und Zurückgabe des Prüfpräparats geschult sind		x
Überprüfung der Einhaltung des Prüfplans und dessen Änderung		x
Bestätigung, dass die essentiellen Dokumente richtig abgelegt und ständig gepflegt werden	x	x	x
Sicherstellen, dass den Prüfer:innen alle notwendigen Schreiben, Anträge und Bewertungen vorliegen, die der Sponsor in seinem Namen erstellt oder erhalten hat	x	x	x
Überprüfung, ob alle geänderten Versionen des Prüfplans an die Prüfstelle übergeben wurden	x	x	x
Sicherstellung der Kontrolle und Dokumentation von Empfang, Anwendung und Rückgabe des Prüfpräparats	x	x	x
Alle Abweichungen vom Prüfplan, von SOPs, GCP und Gesetzen mit den Prüfer:innen besprechen und Maßnahmen zur Verhinderung neuer Abweichungen treffen	x	x	x
Gewährleistung, dass Prüfer:innen und das Personal so gut über die Studie informiert sind, dass die Studie korrekt von ihnen umgesetzt werden kann	x	x	x
Überprüfung, ob die Aufgabendelegation an die Mitarbeiter:innen korrekt dokumentiert wurde		x	x
Sicherstellen, dass die Prüfer:innen nur geeignete Prüfungsteilnehmende herangezogen haben		x	x
Bestätigung, dass die Originaldaten genau und aktuell sind		x	x
Überprüfung der Einhaltung der Verblindung		x	x
Benachrichtigen der Prüfer:innen über Fehler, Unlesbarkeit, Versäumnisse und Abweichungen von Originaldaten in CRFs		x	x
Sicherstellung des korrekten Umgangs mit dem Prüfpräparat nach GCP, lokalen Regulierungen und Sponsoranweisungen		x	x
Sicherstellen, dass alle UE adäquat berichtet werden		x	x

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Überprüfung der Daten der Prüfungsteilnehmenden

Bei der Begutachtung der Daten im Prüfbogen (CRF) müssen die Monitor:innen insbesondere die folgenden sechs Aspekte überprüfen:

1. Prüfplankonformer Eintrag der Daten in die Prüfbögen und Übereinstimmung mit den Originaldaten (Source Data)
2. GCP-konforme Korrekturen in den Prüfbögen
3. Korrekte Dokumentation der Dosierung für alle Prüfungsteilnehmenden (inkl. aller Änderungen) 
4. Prüfplangemäßer Eintrag der Daten über unerwünschte Ereignisse (ggf. neu aufgetretene Erkrankungen, Begleitmedikationen, Begleiterkrankungen)
5. Angabe der von Prüfungsteilnehmenden nicht wahrgenommenen Termine, nicht durchgeführten Tests und Untersuchungen
6. Bericht und Erläuterung über jede vorzeitige Beendigung der Prüfungsteilnahme im Prüfbogen (ICH GCP, 5. SPONSOR, 5.18.4)

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Beendigung des Monitoringbesuchs

Nachdem die Monitor:innen den Besuch abgeschlossen haben, haben sie einen schriftlichen Monitoring-Bericht vorzulegen. Dieser Bericht enthält:

• Datum, Ort sowie Namen des:der Monitor:in und des:der Prüfer:in bzw. anderer kontaktierter Personen
• eine Zusammenfassung über den Umfang der Überprüfung
• wesentliche Befunde der Monitor:innen über Abweichungen und/oder Mängel
• Schlussfolgerungen ergriffener bzw. zu ergreifender Maßnahmen und/oder empfohlene Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung des Prüfplans (ICH GCP, 5. SPONSOR, 5.18.6)

Beim Sponsor sollten Prozesse existieren, sodass

• der Monitoring-Bericht gelesen, einem Review unterzogen und ggf. adaptiert wird
• ein „Follow-Up letter” mit zu beanstandenden Punkten bzw. To Do’s an die Prüfer:innen geht
• beim nächsten Besuch geprüft wird, ob die Punkte des Follow-Up letters abgearbeitet wurden (und die früheren Follow-Up letters immer noch beachtet werden)